Cómo mejorar nuestra productividad

No hace mucho, en uno de nuestros breakfast semanales, se planteó como tema del moderador la importancia de la concentración a la hora de trabajar. Una primera aproximación a un asunto que nos interesa a todos. Tanto, que el taller sobre Productividad y gestión del tiempo que realicé semanas después tuvo una gran acogida. Es este un aspecto sobre del que queda mucho por decir, pero aquí os mostramos las principales conclusiones de la charla. Distintos trucos y herramientas con los que ser más eficaz con las tareas del día a día. Tan solo hace falta ponerlos en práctica.

El punto de partida está claro. No se trata de trabajar más, sino de hacerlo mejor. Y para ello no hay fórmula perfecta, no existe una varita mágica que nos haga amanecer un día con el don de la dedicación plena a una tarea. Ni siquiera esto va de utilizar la última aplicación para organizarnos mejor el día. Si no hay una base detrás, el software más avanzado tampoco nos va a dar una respuesta.

En realidad tampoco hablamos de nada nuevo: nuestras abuelas ya hacían mindfulness. A su manera. Conseguían alcanzar lo que ahora llamamos “estado de flujo productivo”, o de flow. Un término este que, como apuntó Mihály Csíkszentmihályi, creador de la teoría que lo define, “es una condición subjetiva que las personas experimentan cuando están completamente involucradas en algo hasta el extremo de olvidarse del tiempo, la fatiga, y todo lo demás, excepto la actividad en sí misma”.

Primeros pasos para alcanzar el estado de flow

No hay nada mejor que coger un lápiz y una hoja de papel para escribir cuáles son las tareas a realizar. Algo tan sencillo. Y efectivo. En primer lugar porque el simple hecho de anotar en una hoja algo que tenemos que hacer nos sirve para liberarnos de la necesidad de conservar esa información en la memoria. Esto tiene un efecto tranquilizador para nuestra mente. El hecho de que esté todo apuntado nos aporta calma, pasamos de estar “preocupados” a estar “ocupados”.

Puede que uno de los pasos más difíciles para lograr ser realmente productivo sea saber clasificar las tareas. Porque no son todas iguales, no tienen la misma importancia ni la misma urgencia. Por eso, como punto de partida, es importante identificar las tareas clave: aquellas acciones (dos o tres) que son las más importantes de la jornada y que determinarán la sensación de éxito o fracaso de un día cualquiera. Suelen destacar por su impacto y alto nivel de exigencia, y hay que saber diferenciarlas de aquellas otras urgentes o necesarias.

En paralelo a esta clasificación de actividades, es también importante que cada cual conozca sus biorritmos y su yo diario, algo que Berto Pena, referente en formación de productividad, define como “la cantidad de energía, motivación, talento, concentración, etc. de la que dispones todos los días para realizar tus tareas”. En base a este yo diario, cada uno puede planificar y priorizar las actividades de su jornada, aprovechando las horas de mayor concentración.

Para poder alcanzar un alto nivel de productividad es esencial conocer también a qué nos enfrentamos para lograrlo. Y son distintos los obstáculos que encontraremos por el camino. Son los ladrones del tiempo.

Por ejemplo, la mente de mono. El estado natural de nuestra mente es el de dispersión. Es lo que se conoce como “mente de mono”, que nos lleva de liana en liana, de pensamiento en pensamiento. Muchas veces, la mayoría, sin una intención u orden claro. Si a este estado natural de nuestra mente le añadimos los múltiples estímulos a los que estamos sometidos, se hace muy difícil alcanzar un mínimo estado de conexión con lo que estamos haciendo. La concentración no nos sale de dentro. Hay que salir a encontrarla.

Junto con la mente de mono encontramos otros súper villanos que buscan nuestra atención: redes sociales, sistemas de mensajería, alertas y notificaciones de escritorio, correos electrónicos, tareas futuras y, en muchos casos, reuniones innecesarias e improductivas. Como buenos villanos cuentan con súper poderes improductivos contra los que nos vemos obligados a luchar, como son las tareas incompletas o de menor calidad, las jornadas más largas, la sensación de caos y fracaso, el agotamiento físico y mental, la dispersión o la falta de tiempo libre para proyectos personales.

Otro de los males de nuestro tiempo es que vivimos en la era de la infoxicación. Nunca antes nos habíamos visto sometidos a tal cantidad de estímulos. Miles de emisores de contenido intentando captar nuestra atención constantemente. Pero, y es mejor asumirlo, nuestro cerebro y su capacidad de procesamiento son limitados. No se puede leer todo lo que cae en nuestras manos, ni estar al tanto de absolutamente todas las facetas de la actualidad, y, además, nuestra ‘vida digital’ cada vez se complica más. ¿Alguna vez te has parado a analizar todas tus suscripciones a blogs, newsletters o redes sociales? ¿Cuántos recursos almacenas y cuántos aprovechas de verdad? Salvo que tu trabajo sea estar informado o sepas que una lectura puede solucionarte un problema real...nunca inviertas tus horas clave en consumir contenidos.

Luchar contra la procrastinación

La mejor manera de vencerla es teniendo alguna motivación. Y no, la motivación no va de darse palmaditas en la espalda. Esto solo dura unos minutos, puede que unas horas. Pero siempre hay algo que nos empuja a realizar una tarea, nos acerca a la verdadera motivación, ya sea aprender una técnica nueva o avanzar en un proyecto. Cuando sabemos el por qué y cuánto nos beneficia esta acción, estamos mucho más motivados.

Aunque a veces no es tan sencillo, ya sea por indecisión (por lo general debido a falta de información sobre la tarea a realizar), por el miedo a enfrentarnos a un problema o por pereza cuando nos abruma el tamaño de la actividad a acometer. Y todo ello puede terminar por generarnos cierta sensación de fracaso, o de ir por detrás de los acontecimientos, al margen de provocar una lógica acumulación de tareas si vamos postergando las acciones.

Para no caer en ello, hay que tener claro que todo es una cuestión de percepción. Nuestra mente tiende, a menudo, a engañarnos. Le gusta el drama, y además el cerebro está diseñado para protegernos y ahorrarnos energía. Por eso hay que evitar guiarse por las impresiones. Aquí es donde resulta de gran ayuda aquello de “divide y vencerás”: cualquier tarea compleja dividida en pequeños pasos en menos ‘temible’ y más manejable.

Y si verdaderamente no te encuentras bien, mueve las tareas claves a mañana. Recuerda que es en las tareas claves donde has de dar lo mejor de ti mismo. Eso no es procrastinar, es gestionar las actividades a realizar. Y para eso tenemos además las tareas “desatascador”, aquellas que son más pequeñas, que apenas requieren esfuerzo y nos ocupan poco tiempo.

Todos tenemos días complicados en los que no ‘estamos’. Lo importante es ser consciente de ello, perdonarse a uno mismo y hacer algo para salir de ahí.

Además de todo lo anterior, tenemos que asumir otros elementos fijos de nuestra planificación: los imprevistos y urgencias. Están constantemente en nuestras tareas, forman parte de ellas y de nuestra vida. Erróneamente llamamos urgencia a todo lo que se sale de nuestra planificación de trabajo. Y esto suele ser la puerta a la precipitación y a la toma de malas decisiones. Porque, en la mayoría de los casos, ese imprevisto puede esperar media hora, dos horas o incluso un día… Pero por no tenerlo en cuenta, hacemos saltar por los aires nuestra planificación (con todo lo que esto trae consigo). Antes de llegar a ello es mejor pararse a pensar, procesar la tarea, dejarla enfriar y, entonces sí, tomar decisiones.

De forma resumida, los imprevistos son aquellas cosas con las que no contabas, que tienes que hacer próximamente (hoy o mañana), con un impacto medio en la planificación/objetivos y que podrás realizar invirtiendo un poco de tiempo extra. Una buena forma de darles salida es sacrificar las tareas menores o rutinarias de la agenda, sin tocar las tareas claves.

Mientras, una urgencia es algo con lo que no contabas pero que realmente tienes que hacer ya, hoy mismo, en las próximas horas. Es algo que tiene un impacto directo en el resto de tus objetivos y a lo que sí necesitas dedicar todo tu tiempo de trabajo. En este caso sí será necesario que aplaces tus tareas clave.

Planificarse es la clave

Si tienes un plan, puedes ajustarlo. Si no has planificado, acabarás improvisando. Es difícil, pero hay que intentarlo.

Como hemos visto, planificar implica un conocimiento profundo de las acciones a realizar (una división y priorización) y de uno mismo. Y ahora que ya sabemos lo importante que es anotar todas las tareas y saber darles la prioridad adecuada, podemos pensar en la mejor forma de organizarlas:

GTD (Getting Things Done). Es un método ideado por David Allen, autor del que posiblemente sea el libro más vendido sobre productividad, ‘Organízate con eficacia’. Fue el primero en tener claro la importancia de liberar la mente de recordar todas las tareas para poner el foco en las acciones.

Es un método complejo y potente, y aunque realmente solo vale para altos niveles de gestión, aporta conceptos clave como: Proyecto, Tarea vs. evento, Tarea clave, Prioridad o Etiquetado. De forma esquemática, el modelo de Allen trabaja así:

Recuerda que el objetivo siempre es hacer, pero que hay una serie de pasos previos que no debes saltarte. Aprender a relacionarse con las tareas es el mejor camino para hacerlas mejor y con menos esfuerzo. Por eso, planifica siempre con antelación. Solo así tendrás una visión real de lo que te espera antes de empezar cada jornada. Y si tu trabajo te lo permite, planifica semanalmente.

Método de las dos listas Es mucho más sencillo y muy adecuado para un volumen de actividad menor. Es decir, para todo aquel cuyo trabajo no implica gestionar varios proyectos a la vez, sino que tiene que organizarse su propio flujo de tareas. Para ponerlo en marcha solo necesitas de nuevo una hoja de papel y un bolígrafo o lapicero.

Divide la hoja en 2 columnas: Entrada y Salida. Apunta todas las tareas a realizar en Entrada, y cada vez que llegue una acción nueva, anótala en la misma columna. Cada día, saca 3 tareas de la lista y colócalas en la bandeja de salida. A medida que las vayas realizando ve cogiendo pequeños lotes de la entrada. Párate de vezbold text en cuando a examinar la lista de entrada para ver si necesitas trocear la tarea y para detectar tareas

Bonus track. El momento 404.

Saber parar es absolutamente necesario para recargar pilas. Y si lo que te preocupa es tu rendimiento, tienes que saber que los períodos de desconexión son los que garantizan el correcto funcionamiento de tu herramienta de trabajo más importante: tu propia mente. Por eso, cuida de tus pausas en el trabajo. Cada hora, o un poco más, para y aléjate de la pantalla. Camina o busca un poco de aire fresco. Lo que sea. Pero hagas lo que hagas tiene que ser totalmente distinto a lo que estás haciendo (descansar no es leer blogs o prensa digital).

Cuida de tu tiempo libre. Respétalo y dedícalo a aquellas cosas que realmente te hacen feliz. Alternar los ciclos de trabajo con los de descanso es fundamental para tu salud, tanto física como mental.

Y si tienes dudas de la importancia de desconectar, hazte esta reflexión: piensa en un momento memorable de tu vida. De esos que se recuerdan siempre. Posiblemente, no ha sucedido frente a una pantalla ;)